Privacyverklaring
Deze verklaring geeft informatie over hoe en waarom Lexperience omgaat met persoonsgegevens die in het kader van haar werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Lexperience vraagt persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies- en andere diensten; of
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen van een notaris; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
NB Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt. Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van aktes of voor het uitvoeren van andere opdrachten.
Als Lexperience een akte maakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in openbare registers.
- De notaris moet verplicht uw identiteit vaststellen en verifiëren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is een van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door Lexperience geldt dat de doeleinden en rechtsgronden daarvoor zijn gebaseerd op verplichtingen uit de wet, in het algemeen en van de notaris in het bijzonder, en uit verordeningen en andere beroepsregels en richtlijnen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Dat betreft verwerkingen als het opvragen, gebruiken, bewaren, verwijderen en verzenden van persoonsgegevens. Daarnaast heeft de notaris, gezien zijn ambt, een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken.
Als Lexperience persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bronnen van die gegevens zullen dan een of meer van de volgende zijn:
- openbare registers (Kadaster, KvK, BRP, Rechtbank, e.a.);
- andere adviseurs (advocaat, accountant, fiscalist, notaris, makelaar, tussenpersoon, bank, e.a.) betrokken bij werkzaamheden waarbij u betrokken bent;
- wederpartijen (testateur, schenker, ver/koper, e.a.).
Lexperience geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is voor die ander om zijn werkzaamheden uit te voeren.
Lexperience verstrekt persoonsgegevens aan dezelfde derden die hiervoor als bronnen zijn vermeld, en aan de Belastingdienst, voormelde openbare en andere registers (CTR, e.a.).
NB Persoonsgegevens worden door Lexperience niet zonder uw toestemming doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Uw persoonsgegevens worden door Lexperience niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing.
NB Notariële aktes worden eeuwig bewaard.
Wanneer uw persoonsgegevens door Lexperience worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een schriftelijke aanvraag via de contactgegevens van onze website (www.lexperience.nl). Voor wij uw aanvraag kunnen inwilligen, moeten wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Daartoe dient u normaal gesproken in persoon langs te komen met een geldig paspoort, identiteitskaart of Nederlands rijbewijs.
Recht van inzage
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Lexperience verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte. Rectificatie vindt plaats aan de hand van objectieve informatie.
Recht op gegevenswissing (“recht om te worden vergeten”)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte of in een zoeksysteem om uw akte te kunnen terugvinden (om bijvoorbeeld afschriften aan u te kunnen afgeven), dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door Lexperience wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten. Notariële aktes mogen niet worden overgedragen.
Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing, dan kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.
Lexperience stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de AVG. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals het Burgerlijk Wetboek en de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan een van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Lexperience dan horen wij dit graag via een van de notarissen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op haar website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.